Nel 2025 il 16,4% delle imprese italiane con almeno dieci addetti usa l'intelligenza artificiale: il doppio dell'anno prima, secondo il rapporto Imprese e ICT dell'Istat. La media però mette insieme aziende molto diverse. Tra le grandi imprese la usa il 53,1%, tra le PMI il 15,7%, e la distanza cresce invece di ridursi: era di 20 punti nel 2023, nel 2025 è di 37.
C'è un secondo numero, meno citato, che spiega meglio dove si inceppano le PMI. Tra le imprese che dicono di usare l'AI, il 33,4% non indica nessun ambito in cui la usa, e quasi tutte hanno tra 10 e 49 addetti. L'Istat la descrive come un'adozione «ancora iniziale e sperimentale», non legata a un ambito aziendale preciso. Il primo progetto AI di una PMI dovrebbe partire dalla parte opposta: un processo solo, scelto con criterio e misurato prima di cominciare.
Quattro criteri per scegliere il primo processo
Un buon primo processo li soddisfa tutti e quattro. Se ne manca uno, conviene cercarne un altro.
Si ripete ogni settimana
Un lavoro che capita due volte l'anno non ripaga il tempo per impostarlo. Serve volume: decine o centinaia di casi al mese, fatti più o meno allo stesso modo. Il volume permette anche di capire in fretta se l'AI sbaglia, perché gli errori emergono nelle prime settimane e non dopo sei mesi.
Passa da documenti o testo
Fatture in PDF, ordini via mail, richieste di offerta, contratti, schede tecniche: è il terreno dove l'AI di oggi rende di più. È anche l'uso più diffuso: secondo l'Istat, tra le imprese che usano l'AI la tecnologia più adottata è l'estrazione di informazioni da documenti di testo (70,8%), davanti all'AI generativa (59,1%). Un processo fatto di telefonate e decisioni a voce è un cattivo primo candidato: non c'è niente di scritto da cui partire.
Ha un numero che si misura già oggi
Ore spese a settimana, errori di battitura nel gestionale, giorni per rispondere a un cliente, pratiche arretrate. Se oggi nessuno sa quanto costa quel lavoro, tra tre mesi nessuno saprà dire se l'AI l'ha migliorato. Il numero non deve essere perfetto: basta misurarlo allo stesso modo prima e dopo.
Ha una persona che lo conosce
Ogni processo ha qualcuno che sa come va fatto davvero, eccezioni comprese: il fornitore che manda le fatture in un formato strano, il cliente che scrive sempre in inglese. Quella persona deve partecipare al progetto, perché è l'unica in grado di dire se il risultato dell'AI è giusto. Ne parliamo nel dettaglio in chi serve per partire senza un esperto di AI in casa.
Dove cercarlo in azienda
I candidati che incontriamo più spesso stanno in quattro uffici:
- in amministrazione, le fatture passive da leggere, controllare e registrare (è il caso del nostro use case manifattura);
- nel commerciale, le richieste di offerta che arrivano via mail e vanno trasformate in un preventivo nel gestionale;
- nell'assistenza clienti, le mail e i ticket che chiedono sempre le stesse cose, come lo stato di un ordine o un certificato;
- nell'ufficio tecnico, le domande interne su procedure e schede prodotto, che oggi finiscono sulla scrivania del collega più esperto.
I primi due sono anche gli ambiti in cui l'AI cresce di più secondo l'Istat: marketing e vendite (33,1% delle imprese che la usano) e organizzazione dei processi amministrativi (25,7%), con un numero di imprese quasi raddoppiato in un anno.
Cosa lasciare per dopo
Alcuni processi sono attraenti sulla carta e pessimi come primo progetto.
Le decisioni sulle persone, come scegliere chi assumere o a chi concedere credito, sono i casi che l'AI Act classifica ad alto rischio, con obblighi che dopo il rinvio si applicano da dicembre 2027 (li abbiamo riassunti in AI Act, il rinvio al 2027). Anche senza la norma, un errore lì costa più di quanto un primo progetto possa permettersi.
Vanno lasciati per dopo anche i processi in cui un solo errore è grave: un pagamento a un IBAN sbagliato, un prezzo comunicato a un cliente. L'AI può prepararli, ma la conferma resta a una persona, e questo riduce il risparmio di tempo che si vuole misurare.
Infine i processi che non sono scritti da nessuna parte. Se il modo giusto di fare una cosa sta solo nella testa di chi la fa, prima va messo per iscritto, e quel lavoro è utile anche senza AI.
I primi 90 giorni
Il pilota deve avere una data di fine, altrimenti nessuno decide mai se proseguire. Novanta giorni bastano per una prima risposta.
- Settimane 1-2: misurare il punto di partenza. Si contano casi, ore ed errori del processo così com'è oggi, sullo stesso perimetro che si userà dopo.
- Settimane 3-10: provare su dati reali. L'AI lavora sui casi veri e prepara il risultato, la persona che conosce il processo lo controlla e lo corregge. Ogni correzione serve a misurare la qualità e a migliorare le istruzioni.
- Settimane 11-13: confrontare e decidere. Si rifanno le stesse misure. Le decisioni possibili sono tre: estendere, correggere e riprovare, fermarsi.
Fermarsi è un esito legittimo. Un pilota che dimostra in tre mesi che un processo non si presta all'AI ha risparmiato all'azienda un investimento sbagliato.
Come lavoriamo noi
Con Automata partiamo quasi sempre da qui: un incontro per mappare i processi, la scelta di uno solo, la misura del punto di partenza. Il primo processo serve anche a far vedere all'azienda come lavora l'AI sui suoi documenti, con i suoi casi strani, prima di decidere quanto estenderla.
Se il primo processo funziona, il secondo costa meno, perché collegamenti al gestionale, permessi e metodo di misura ci sono già. Chi vuole capire quale processo scegliere può scriverci: la prima analisi dura un'ora e non impegna a niente.
FAQ
Da quale processo conviene cominciare con l'AI in una PMI?
Da un processo che si ripete ogni settimana, passa da documenti o mail, ha un numero misurabile (ore, errori, tempi di risposta) e un responsabile interno. Fatture passive, richieste di offerta e mail ripetitive dei clienti sono i candidati più frequenti.
Quanto dura un progetto pilota di AI in azienda?
Novanta giorni bastano per una prima risposta: due settimane per misurare il punto di partenza, circa due mesi di prova su dati reali con una persona che controlla, poi il confronto con i numeri iniziali.
Quali processi è meglio non affidare all'AI all'inizio?
Le decisioni sulle persone, come la selezione del personale o la valutazione del credito, che l'AI Act classifica ad alto rischio; i processi rari; quelli in cui le informazioni non sono scritte da nessuna parte.
